A continuación se hará un breve repaso de las principales funcionalidades de Alfresco Share. En la siguiente figura se muestra la pantalla de inicio que aparece luego de ingresar al sistema.
Se describirán las opciones de menú que se enumeran arriba:
En la pantalla que se despliega desde esta opción tendremos acceso a nuestro repositorio privado de documentos. La carpeta raíz del repositorio se denomina Mis ficheros, y dentro de ésta podremos crear nuestras carpetas y subir archivos. La siguiente figura muestra como está organizada la pantalla:
En esta área se muestra el contenido de la carpeta donde se está situado actualmente. Si dicha carpeta está vacia, se muestra una ayuda que nos informa la manera en la que podemos subir archivos. La opción más común es arrastrar documentos o carpetas desde nuestro ordenador hacia esta área. En caso de que la carpeta actual no esté vacía y tenga anidada otra carpeta, también es posible arrastrar los documentos a subir hasta esta carpeta interna, de modo que los documentos se guarden dentro de ella.
Nos brinda algunas opciones para seleccionar los documentos: seleccionar todos, seleccionar sólo carpetas, sólo documentos, etc.
Permite crear una nueva carpeta, o algunos de los siguientes tipos de archivos: texto, HTML, XML, o archivo de Google Docs.
Permite subir un archivo a la vez.
Nos brindan opciones para ordenar la lista de documentos por nombre, tipo, y fecha de modificación, de forma ascendente o descendente.
Nos permite cambiar la forma en la que se muestra la lista de archivos: de manera de lista detallada, sencilla, galería, y lista de imágenes.
En el apartado Documentos es posible filtrar rápidamente el contenido: mostrar todos los documentos omitiendo los directorios, los documentos que están en proceso de edición, los modificados o añadidos recientemente, y los marcados como favoritos. El apartado que le sigue muestra el árbol de documentos del repositorio, y en el último se nos brinda la opción para filtrar todos los documentos que tengan asignada una etiqueta específica.
La siguiente imagen muestra el directorio raíz de usuario Mis ficheros, en el cual se han subido dos elementos, una carpeta y un archivo; para el archivo se puede ver como se despliegan las opciones al situar el puntero sobre este.
Las opciones desplegadas son las más comunes, tales como copiar, mover, eliminar, editar, y subir una nueva versión. Al seleccionar el archivo accedemos a la pantalla de vista previa, en la cual se lo muestra (sólo si es compatible con visualización en un navegador web) y se despliega todo el abanico de opciones.
Una de las opciones a destacar es la de administrar los permisos sobre el archivo, al seleccionar dicha opción se despliega una pantalla como la siguiente:
De forma preestablecida, un archivo hereda permisos que le otorgan control total a su propietario, lo cual se ve plasmado en la definición de permisos configuradas en el apartado "Permisos heredados". Por otra parte, es posible otorgar permisos sobre el archivo a otros usuarios o grupos de usuarios. Esto se hace a través de la asignación de roles predefinidos; estos roles son: "Contribuidor", "Colaborador", "Coordinador", "Editor", y "Consumidor". Dependiendo del rol que se le haya asigando al usuario o grupo de usuarios, se establecerán los privilegios que le corresponden sobre el archivo, siendo el rol de "Coordinador" el rol con más privilegios, ya que prácticamente tiene control total, al igual que el propietario del archivo; y el rol de "Consumidor" el de menos privilegios, ya que sólo se le permite visualizar el archivo.
En ficheros compartidos se nos presenta una pantalla con el mismo diseño de "Mis ficheros", pero en el cual se listan los documentos y carpetas que son públicos, es decir, que pueden ser vistos por cualquier usuario. Sin embargo, los documentos podrán ser editados únicamente si el usuario posee permisos para ello.
Con esta opción se despliega un menú que ofrece al usuario las opciones de acceder a los sitios en los que se ha registrado, buscar un sitio por su nombre, crear un sitio, o acceder a un sitio que ha marcado como favorito.
Dentro de la opción crear sitio, se nos pedirá un nombre para el sitio, una descripción, y también el perfil de acceso: que puede ser privado (sólo las personas elegidas por el administrador pueden encontrar y usar el sitio), moderado (todos pueden encontrar el sitio y solicitar acceso), o público (todos pueden acceder al sitio). Una vez creado, el panel del sitio luce de la siguiente manera:
En el panel de inicio se muestra el listado de usuarios del sitio, y la actividad más reciente sobre los contenidos. En la barra de herramientas superior derecho, tendremos acceso a la biblioteca de documentos (que es básicamente el repositorio de archivos del sitio), además de las opciones para gestionar los usuarios, y la configuración del sitio. Dentro de las opciones más destacables de la configuración del sitio se encuentran: la posibilidad de añadir un foro de discusión, una wiki, un calendario de actividades, listas de datos (gestiona listas de tareas a ejecutar, listas de eventos, etc), e incluso un espacio para Blog.
Permite listar las tareas asignadas a nuestro usuario, y permite filtrarlas por activas o completadas, for fecha de vencimiento, y por prioridad. También se pueden ver los workflows iniciados por nuestro usuario: un workflow es una tarea asignada a otro usuario o grupo, la cual a su vez puede ser reasignada y seguir otro curso.
Permite buscar personas por cualquiera de sus propiedades, nombre de usuario, nombre y/o apellido, locación, trabajo, etc. En el perfil de la persona buscada podemos ver toda la información que comparte, datos personales, sus sitios, y contenido compartido. Además podemos "seguir" al usuario para que se nos notifique de su actividad.
El repositorio es la raíz del almacenamiento de Alfresco Share. Dentro de este encontramos las carpetas "home" de cada usuario y las carpetas de los repositorios de los sitios. Obviamente podremos ver el contenido que se nos haya dado permiso, es decir, sólo podremos ver los datos de los sitios a los cuales pertenecemos, y los contenidos de usuario que se hayan compartido con nosotros.
En este apartado podremos:
Con esta barra se nos permite buscar cualquier tipo de contenidos: documentos, carpetas y usuarios. Además se busca dentro del contenido de los archivos, ya que este se encuentra indexado para los tipos de ficheros más comunes, tales como los de texto y ofimática (txt, doc, pdf, ppt, xls, odt, etc). Con la búsqueda avanzada podemos especificar parámetros adicionales: fecha de modificación o rango de fechas de modificación, y tipo de archivo (MIME type).
Esta pantalla, por defecto, muestra el resumen de las actividades recientes de nuestros sitios, la actividad reciente propia, los últimos documentos que hemos modificado, y un resumen de nuestras tareas. La pantalla de inicio puede ser cambiada; por ejemplo, si sólo nos interesa usar Alfresco Share para resguardar documentos propios, se puede establecer que la pantalla "Mis ficheros" sea nuestro inicio.
Para mayor información sobre Alfresco Share, puede acudir a la documentación oficial dirigiendose a https://docs.alfresco.com/5.2/concepts/master-using-intro.html.